合同发票管理包含三部分内容：合同管理，发票管理，供应商管理。三者互相关联，通过合同可以找到对应的发票及供应商，通过发票也能找到对应的合同及供应商，通过供应商，可以列出所有签过的合同及收到的发票。需要付款时，自动进行发票检查，如果对方未开具发票，系统会进行警告。

合同分为采购合同及维护性合同，采购合同一般分次付款，同一个项目，也可以对应多个采购合同。而维护性合同，一般按年，或者季度进行付款，系统会自动根据日期进行计算付款周期。

通过合同管理，可以很清楚地统计出今年的付款金额，未付款的金额，方便做下一年度的资金预算。

合同信息化管理
随着合同数量增加、合同凭证可能会被频繁调用以及合同信息将会进行深层次开发。这时，传统的管理模式已经没有办法满足合同的集中查询、综合统计的需要，就会存在一定的矛盾。另外，由于合同管理人员可能会存在个体专业能力的差异，导致了合同管理水平的参差不齐。而且，遇到管理人员发生调整变动时，容易造成合同的丢失。近年来，因为合同的丢失导致经济诉讼失败的案例屡见不鲜，这样是不利于企业的风险控制的。因此，将合同进行信息化管理就凸显出其优势。合同由专门的合同管理人员进行归档管理，由工作人员合同原件并上传至系统，并填写好合同相应的编号、合同名称及供货商等相关信息，以便对合同进行标准规范化管理。

合同的支付
合同的支付审批需要多个相关部门协调工作，传统纸质审批单的模式下，审批过程的相关人员并无法知道相关环节的审批情况，而在电子信息化管理后，相关工作人员都可以查看支付的审批进度。合同支付的审批流程随着支付金额的变化而变化，纸质模式下就需要靠工作人员人工判断流程过程，传统模式的支付审批一定是需要当事人拿到审批单亲自签字，这就受到区域和时间的限制，效率较低。而信息化管理后，不管当事人在何时何地，只要登录软件，便可进行审批，大大提高了工作效率。部分合同分多次支付、多期支付，人工操作若在记录工作中发生了漏记或者多记的情况，就很容易产生混乱。而信息化系统则需要跟踪每项合同的支付次数、支付金额及支付结果。一切已支付、待支付及累计支付都简单明了。再者，由于项目的执行周期长，对应的合同管理的周期也长，那么在合同履行的过程中，如果受到外部条件的影响，合同的实施条件会不断变化，那么合同的内控也就需要作出相应的调整，以实现合同目标。这时候，如果通过合同录入网上的信息进行合同跟踪，对付款、变更、索赔等过程进行真实地记录、描述和分析，实行全生命周期管理，以确保合同风险的有效控制。

合同的查阅
传统的纸质合同查阅，是需要在专业管理人员处进行借阅，一本合同一次仅能供一名工作人员借阅，大大降低了使用效率。并且在被借阅的过程很容易出现合同损坏和丢失的现象，不利于合同管理。信息化合同管理则实现了合同信息的网上录入，只需要由合同管理人员将合同文件进行统一编号，在管理系统中录入合同的相应编号、合同名称及供货商信息等，再将合同上传到系统中。而信息一经录入，就可以在整个信息网络内循环，多次及同时使用，实现了信息共享。员工在获取查阅的权限后、登录系统、输入合同编号或者合同名称等索引就能随时调出相关合同，一次可同时查阅多本合同，一本合同也可同时供多人查阅，大大提高了效率，并且合同的主要信息一目了然。